INFORMATIVA PER IL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI - CLIENTI
Ai sensi del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati Personali dell'Unione Europea (GDPR 2016/679, Articolo 13), l’Interessato è informato che i dati personali saranno acquisiti nell’ambito dell’instaurazione e/o della gestione del rapporto contrattuale già in essere con Renord S.p.A. e, pertanto, potranno formare oggetto di trattamento con le modalità e per le finalità descritte nella presente informativa.
1. Titolare del trattamento
Il Titolare del trattamento dei dati personali è Renord S.p.A. (di seguito anche “la Società” o “il Titolare”) con sede legale in Via Veglia, 2, 20159, Milano (MI), che in tale veste è responsabile di garantire l’applicazione delle misure organizzative e tecniche necessarie e adeguate alla protezione dei Suoi dati.
2. Categorie di dati trattati
La Società potrà trattare le seguenti categorie di dati personali:
- dati personali comuni, quali dati identificativi (i.e. nome e cognome, data e luogo di nascita, sesso, stato civile, codice fiscale, indirizzo di residenza o di domicilio), dati di contatto (i.e. recapito telefonico, indirizzo e-mail), gli estremi del conto corrente bancario di Sua pertinenza;
- dati identificativi dei veicoli (i.e. relativi al n. di targa);
- dati relativi alle preferenze e/o interessi di mercato (per le attività di c.d. “soft spam”);
- dati appartenenti alle categorie particolari (i.e. in caso di disabilità, informazioni relative alle condizioni di salute in vista dell’applicazione delle agevolazioni fiscali previste dalla legge).
3. Finalità e base giuridica del trattamento
I Suoi dati personali verranno trattati (per la definizione di “trattamento”, si veda l’art. 4 par. 1, n. 2 GDPR) per le finalità di seguito descritte:
a) Esecuzione di misure precontrattuali e contrattuali derivanti dal rapporto in fase di instaurazione o già in essere con la Società
I Suoi dati saranno trattati ai fini dell’instaurazione e/o della gestione del rapporto contrattuale già in essere con la Società.
Base giuridica: esecuzione di misure precontrattuali e contrattuali (art. 6, par. 1(b) GDPR);
b) Adempimento di obblighi di legge e/o regolamentari
I Suoi dati personali saranno trattati per l’adempimento degli obblighi previsti da leggi e regolamenti di natura amministrativo-contabile e fiscale (i. e. archiviazione e fatturazione).
Base giuridica: adempimento di un obbligo legale al quale è soggetto il Titolare (art. 6, par. 1(c) GDPR);
c) Esercizio e/o difesa di un diritto in sede giudiziale e/o stragiudiziale
I Suoi dati potranno essere trattati dal Titolare in occasione dell’esercizio e/o della difesa di un diritto del Titolare nella sede giudiziale e/o stragiudiziale.
Base giuridica: perseguimento di un interesse legittimo consistente nel difendere un proprio diritto e/o avanzare una pretesa in giudizio e/o nelle vie stragiudiziali (art. 6, par. 1(f) GDPR);
d) Invio di comunicazioni commerciali per attività di c.d. “soft spam”
I Suoi dati saranno trattati per l’invio di comunicazioni rilevanti in ordine a prodotti e/o servizi analoghi a quelli oggetto del contratto (attività di c.d. “soft spam”).
Base giuridica: perseguimento di un interesse legittimo consistente nell’invio di comunicazioni commerciali di prodotti e/o servizi analoghi (attività di c.d. “soft spam”) (art. 6 par. 1 (f) GDPR);
e) Invio di comunicazioni commerciali per attività di marketing e profilazione
I Suoi dati saranno trattati per l’invio di messaggi pubblicitari personalizzati in base all’esperienza d’acquisto (secondo le specificità e le aspettative del cliente) per misurare le performance dei servizi di vendita, post-vendita e pubblicitari, nonché per condurre sondaggi sulla soddisfazione del cliente.
Base giuridica: consenso dell’Interessato per l’invio di materiale pubblicitario e di marketing, nonché per il perseguimento di attività di profilazione (art. 6 par. 1 (a) GDPR);
f) Applicazione di agevolazioni fiscali in ipotesi di disabilità
I Suoi dati saranno trattati per l’ottenimento delle agevolazioni fiscali previste dalla legge in caso di disabilità.
Base giuridica: consenso dell’Interessato per il trattamento di dati appartenenti alle categorie protette ex art. 9 GDPR (art. 6 par. 1 (a) GDPR);
Il conferimento dei dati personali è necessario per l’esecuzione delle rispettive obbligazioni contrattuali. I trattamenti effettuati sui dati non dipendono dal consenso dell’interessato, fatta eccezione per la finalità di cui ai paragrafi e) ed f).
L’eventuale mancato conferimento del consenso citato non pregiudica l’esecuzione del rapporto contrattuale tra l’Interessato e il Titolare.
4. Modalità del trattamento
Il trattamento avverrà nel rispetto di quanto previsto dal Capo II (Principi) e dal Capo IV (Titolare del trattamento e responsabile del trattamento) del Regolamento. In particolare, i dati saranno trattati in modo lecito, corretto e trasparente nei confronti dell’interessato, raccolti per finalità determinate, esplicite e legittime, nonché adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali sono trattati.
Il trattamento dei dati è eseguito con supporti cartacei e/o strumenti elettronici, con misure idonee a garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati, volte ad evitarne l'accesso non autorizzato, la perdita o distruzione delle informazioni. I dati potranno essere trattati da soggetti, interni od esterni, appositamente autorizzati ed impegnati alla riservatezza.
Il trattamento potrà, altresì, essere effettuato anche attraverso strumenti automatizzati atti a memorizzare, gestire o trasmettere i dati stessi.
5. Periodo di conservazione dei dati
I dati saranno conservati per tutta la durata del rapporto contrattuale in corso con la Società e, successivamente, per il tempo previsto dalle disposizioni normative e regolamentari vigenti applicabili.
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Finalità |
Periodo di conservazione |
Renord S.p.A. |
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Definizione e gestione di un’offerta per veicoli, prodotti e/o servizi ai quali sei interessato |
Numero di anni dopo l’offerta |
1 |
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Gestione del rapporto contrattuale in relazione a veicoli, prodotti e/o servizi |
Nei termini di legge |
/ |
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Occuparci di ogni altra tua richiesta |
Numero di anni dopo la richiesta |
1 |
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Inviarti informazioni richieste e/o rilevanti in relazione ai nostri veicoli, prodotti e/o servizi |
Numero di anni, per i nostri clienti, dall’ultima raccolta dei dati personali
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2
2 |
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Invio di messaggi pubblicitari personalizzati e personalizzazione dell’esperienza a seconda delle specificità e le aspettative del cliente |
Numero di anni, per i nostri clienti, dall’ultima raccolta dei dati personali
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1
1 |
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Misurare le performance dei nostri servizi di vendita, post-vendita e pubblicitari |
Numero di anni dall’erogazione del servizio |
1 |
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Condurre sondaggi sulla soddisfazione dei clienti |
Per la durata del sondaggio |
/ |
6. Accesso ai dati
Per le finalità di cui all’articolo 3 della presente informativa, i dati personali oggetto di trattamento potranno essere resi accessibili ai seguenti soggetti:
a) ai dipendenti e collaboratori del Titolare nella loro qualità di responsabili interni e/o di incaricati del trattamento e/o di autorizzati al trattamento e/o di amministratori di sistema;
b) a società terze che svolgono attività in outsourcing per conto del Titolare, nella loro qualità di responsabili esterni del trattamento (a titolo meramente esemplificativo e non esaustivo: istituti di credito, studi professionali, fornitori, consulenti, società di assicurazione per la prestazione di servizi assicurativi per i tempi strettamente necessari all’ottimale esecuzione di tale servizio);
c) ai soggetti ai quali è affidato il servizio di manutenzione e sviluppo del nostro sistema informatico, per i tempi strettamente necessari all’ottimale esecuzione di tale servizio.
I dati trattati da soggetti terzi, saranno nominati Responsabili Esterni al Trattamento ai sensi dell’Articolo 28 del Regolamento. La lista completa dei soggetti esterni a cui i Suoi dati sono comunicati è disponibile previa Sua richiesta via e-mail all’indirizzo privacy@renord.com.
7. Comunicazione dei dati
Senza il Suo espresso consenso (ex art. 6 lett. b) e c) del Regolamento), il Titolare potrà comunicare i Suoi dati per le finalità di cui all’art. 1 ad organismi di vigilanza, autorità giudiziarie nonché a tutti gli altri soggetti verso i quali la comunicazione sia obbligatoria per legge per l’espletamento delle finalità suddette.
8. Trasferimento dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo (SEE)
La gestione e la conservazione dei dati personali avverrà su server dei Titolari del trattamento e/o di società terze debitamente nominate quali Responsabili del trattamento ubicati all’interno dell’Unione Europea. Attualmente i server sono situati in Italia e in Francia (Casa Madre) ma resta in ogni caso inteso che il Titolare, ove si rendesse necessario, avrà facoltà di spostare l’ubicazione dei server all’interno dell’Unione Europea e/o in Paesi extra-UE. In tal caso, il Titolare assicura sin d’ora che il trasferimento dei dati extra-UE avverrà in conformità agli artt. 44 ss. del Regolamento ed alle disposizioni di legge applicabili stipulando, se necessario, accordi che garantiscano un livello di protezione adeguato. In particolare, dovrà garantire che adeguate misure tecniche e organizzative siano approntate affinché il trattamento soddisfi i requisiti del Codice Privacy e del GDPR, che sia assicurata la protezione dei diritti dei Terzi interessati, che i trasferimenti dei dati possano essere tracciati e che le opportune misure di sicurezza possano essere documentate.
9. Diritti dell’interessato
Nella Sua qualità di interessato, La informiamo che ha la possibilità di esercitare tutti i diritti previsti dall’art. 15 del Regolamento, e precisamente:
a) il diritto di ottenere la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che la riguardano e, in tal caso, di ottenere l’accesso ai dati personali e alle seguenti informazioni: i) le categorie di dati personali in questione; ii) i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati, in particolare se paesi terzi o organizzazioni internazionali; iii) quando possibile, il periodo di conservazione dei dati personali previsto oppure, se non è possibile, i criteri utilizzati per determinare tale periodo; iv) l’esistenza del diritto dell’interessato di chiedere al Titolare del trattamento la rettifica o la cancellazione dei dati personali o la limitazione del trattamento dei dati personali che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento; v) il diritto di proporre reclamo a un’autorità di controllo, ai sensi degli artt. 77 ss. del Regolamento; vi) qualora i dati non siano raccolti presso l’interessato, tutte le informazioni disponibili sulla loro origine; vii) l’esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione di cui all’articolo 22, paragrafi 1 e 4 del Regolamento, e, almeno in tali casi, informazioni significative sulla logica utilizzata, nonché l’importanza e le conseguenze previste di tale trattamento per l’interessato; viii) il diritto di essere informato dell’esistenza di garanzie adeguate ai sensi dell’articolo 46 del Regolamento relative al trasferimento, qualora i dati personali siano trasferiti a un paese terzo o a un’organizzazione internazionale;
b) l’interessato avrà altresì (ove applicabili) i diritti di cui agli artt. 16-21 del Regolamento (Diritto di rettifica, diritto all’oblio, diritto di limitazione di trattamento, diritto alla portabilità dei dati, diritto di opposizione).
La informiamo che Renord S.p.A. si impegna a rispondere alle sue richieste al più tardi entro un mese dal ricevimento della richiesta. Tale termine potrebbe essere prorogato, per non più di due mesi, in funzione della complessità o numerosità delle richieste e la Società provvederà a spiegarle il motivo della proroga entro un mese dalla sua richiesta. Si segnala, inoltre, che qualora il Titolare non ottemperi alla richiesta, è tenuto a fornire riscontro all’interessato circa i motivi dell’inottemperanza e della possibilità di proporre reclamo ad una autorità di controllo o ricorso giurisdizionale entro un mese dalla ricezione della richiesta stessa.
L’esito della sua richiesta potrà esserle fornita per iscritto o su formato elettronico.
10. Modalità di esercizio dei diritti
L’interessato potrà in qualsiasi momento esercitare i diritti di cui all’art. 15 e seguenti del Regolamento nelle seguenti modalità: i. inviando una e-mail all’indirizzo: privacy@renord.com; ;
ii. inviando una raccomanda A/R presso la sede aziendale all’indirizzo: Renord Spa – Via Veglia 2, 20159 - Milano (MI).
11. Modifiche alla presente Informativa
La presente Informativa potrebbe subire delle variazioni.
Pertanto, il Titolare del trattamento si impegna a darne tempestiva comunicazione all’interessato.
12. Dati di contatto del Data Protection Officer
Ai sensi dell’art. 37 GDPR, il Titolare del trattamento ha provveduto a nominare un Responsabile della protezione dei dati (DPO).
L’interessato ha il diritto di inoltrare una richiesta, sia in formato cartaceo che elettronico, all'attenzione del DPO al seguente indirizzo e-mail: privacy@renord.com
Il DPO si riserva di esaminare unicamente richieste fondate, nonché redatte in maniera chiara, concisa ed intellegibile.